SECRETÁRIA EXECUTIVA
· Atividades: Organizar e manter registros de agendas, auxiliando no planejamento e preparação de reuniões, garantindo o suporte necessário. Executar tarefas de apoio como atendimento telefônico, recepção de visitantes, solicitação táxis e motoboys, realizar digitação / redação de correspondências e elaboração de relatórios. Realizar controle e planejamento de viagens de profissionais da empresa, através da reserva de passagens, hotéis e automóveis. Desenvolver atividades de suporte para viagens internacionais, como emissão de vistos, passaportes e demais trâmites com embaixadas, consulados e órgãos pertinentes. Preparar relatórios de despesas de viagem para prestação de contas ao Departamento Financeiro e acerto de reembolsos à viajantes. Desenvolver rotinas de suporte para mobilização, desmobilização (organização de viagens e mudanças, aluguel / devolução de casas, mobília, contratos de parcerias na região, etc.) e manutenção (controle de despesas e suporte administrativo aos colaboradores) de postos de ATO (Atendimento Técnico a Obra). Controlar e providenciar viagens de folgas de colaboradores que trabalham em obras. Controlar a disponibilização e estoque de materiais de consumo (papelaria e limpeza) e EPIs, elaborar orçamentos para aprovação e realizar compras para reposição dos mesmos. Preencher a folha de atividades dos gestores a partir de informações por eles fornecidas, inserindo dados de apropriação de horas em projetos no sistema de controle. Assessorar diretamente os executivos da empresa em quaisquer atividades relacionadas a prática do secretariado.
Conhecimentos: Conhecimentos em Word, Excel e PowerPoint intermediários. Conhecimentos em Inglês e Espanhol Intermediários e técnicas de redação serão considerados diferenciais.
Requisitos: Curso de Secretariado ou afins
Benefícios: Assistência Médica, Assistência Odontológica, Seguro de vida em grupo, V.T, V.R.
Salário: à combinar
Horário: De segunda à sexta-feira, das 08h00 às 18h00.
Interessados enviar currículo com o título da vaga e pretensão salarial para: karla.silva@vlb.com.br
Não serão considerados currículos que não apresentem os requisitos acima ou para outras funções.
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